Petits soucis administratifs

Certes, j’avais été affectée par Sciences Po à UQ –the University of Queensland- mais il fallait encore que UQ m’accepte et que les démarches administratives soient réalisées avec succès ! La DAIE a donc envoyé mon dossier à l’Université partenaire et le 8 avril j’ai reçu par mail ce que j’attendais : «Unconditional Offer for Incoming Exchange Program ».

 

Seulement, il y avait une erreur dans le document officiel… Mon adresse était mal orthographiée. En soi, ce n’était pas vraiment important de mon point de vue mais je devais signaler toute faute concernant mes informations personnelles et mes coordonnées. La rectification d’adresse a donc bien été transmise par la DAIE à l’administration de UQ. J’avais pour consigne d’attendre. Tout comme deux autres Sciences Pistes pris à UQ qui étaient également dans une situation problématique : l’offre de Lucile ne couvrait qu’un seul semestre (assez embêtant puisqu’on était quand même censés partir un an !) et celle de Timothy n’était tout simplement pas à son nom ! Les autres, ceux qui avaient également été pris à Brisbane mais qui n’avaient pas d’erreur dans leur offre de programme d’échange, pouvaient déjà remplir les documents nécessaires, les renvoyer, payer l’assurance maladie obligatoire –l’OSHC- et attendre sereinement leur CoE ou Confirmation of Enrolment, le document électronique permettant de demander le visa et indiquant officiellement notre admission à UQ.

 

Le 18 avril, soit 10 jours plus tard, ne percevant aucun signe de vie du côté de l’administration que ce soit du côté Sciences Po que du côté UQ, j’ai envoyé un mail à ma correspondante à la DAIE pour lui demander si je devais attendre que UQ renvoie le document avec la bonne adresse ou si je pouvais d’ores et déjà commencer la procédure en renvoyant les documents demandés. Le mail de réponse m’indiquait que je devais attendre. Encore. J’ai donc attendu, malgré le stress qui commençait à monter au fil des jours. Ce qui m’a permis de relativiser c’était d’être dans la même attente insupportable que Lucile et Timothy avec qui nous nous étions mis à parler en ligne afin de nous tenir au courant de l’avancée de nos dossiers. Eux aussi avaient déjà relancé la DAIE par mail, sans succès.

 

Le 12 mai, alors que nous étions en plein examens, nous avons reçu un mail de la correspondante de la DAIE qui nous demandait de lui indiquer si nous avions bien reçu notre CoE définitif de UQ. J’avoue que sur le coup, j’ai été très étonnée : mais pourquoi me demandait-elle cela ? Je ne pouvais pas l’avoir reçu, je n’avais pas commencé la procédure ! On m’avait dit d’attendre… Alors j’ai contacté Lucile et Timothy : eux non plus ne comprenaient pas ce mail. J’ai donc répondu que j’attendais toujours les documents de UQ corrigés  pour pouvoir leur envoyer la lettre d'acceptation signée ainsi que le montant de la couverture médicale. J’ai bien précisé l’état de la situation et en envoyant ma réponse, j’espérais enfin que tout ceci allait se décanter rapidement ! Il fallait tout de même que je puisse demander mon visa… Après tout, le billet d’avion était déjà pris et j’allais partir le 10 juillet : le jour J allait arriver rapidement.

 

Le 19 mai, je n’avais toujours aucune réponse : ça commençait vraiment à faire long ! Mes examens étaient terminés donc j’avais tout le temps de me préoccuper de ces démarches administratives qui se révélaient être catastrophiques… J’ai donc essayé d’appeler la correspondante de la DAIE, mais personne au bout du fil. J’avais déjà essayé une semaine auparavant, en vain. J’ai alors renvoyé un mail –pour changer !- pour expliquer que je comptais commencer la procédure et renvoyer les documents complétés à UQ sans attendre l’offre de programme d’échange corrigée. La semaine suivante je n’aurai pas Internet, il fallait donc que j’assure l’envoi des documents dès à présent ! Le jour-même, alors que je m’étais convaincue d’en finir avec cette histoire, j’ai reçu la réponse suivante : « L'envoi des lettres d'admission est actuellement en cours, certains de vos camarades l'ont reçu dans le courant de la semaine. Je ne peux vous préciser quand la vôtre vous parviendra ni si le fait de renvoyer vos documents sans avoir au préalable reçu votre CoE sera pris en compte. Je vous recommande donc plutôt de patienter. » Mais qu’est-ce que ça voulait dire ? Je pensais vraiment qu’il y avait un problème de communication avec l’administration de Sciences Po parce que moi, je n’attendais pas ma lettre d’admission ! J’attendais encore mon offre de programme d’échange… Donc, un peu paniquée, j’ai rappelé, sans grand espoir d’entendre une voix à l’autre bout de la ligne.

 

Cette fois-ci, miracle ! On m’a répondu. J’ai expliqué la situation et c’est là que j’ai compris qu’en effet, on s’était mal comprises. La correspondante de la DAIE pour l’Australie pensait que Timothy, Lucile et moi avions déjà renvoyé le paiement de la couverture médicale obligatoire. Nous, nous avions attendu, comme on nous l’avait dit. Donc aucune démarche n’avait été commencée. Alors, le jour même j’ai renvoyé mon paiement à UQ ainsi que la lettre d’acceptation signée, en dépit de mon adresse mal orthographiée. Finalement, la DAIE m’avait dit que ce n’était pas si grave et que je pouvais poursuivre les démarches. On me disait ça six semaines après… Mais bon, du moment que ça me permettait d’avoir ma CoE !

 

Le 25 mai, j’ai enfin reçu la Confirmation of Enrolment ! J’ai pu faire ma demande de visa, activer mon compte et mon adresse mail UQ, et m’inscrire en ligne aux cours proposés par l’Université de Queensland. Et là… problème. Encore. Il faut croire que j’ai la poisse. Sur les quatre cours auxquels je devais m’inscrire, l’un d’entre eux m’ait inaccessible. Apparemment, ce cours « Microbiologie et Immunologie » tomberait en dehors de mon champ d’étude. Normal, c’est un cours de sciences. Très probablement UQ n’a pas encore enregistré que je faisais un bi-cursus et que j’étais obligée de suivre des cours de biologie. J’ai donc envoyé un mail fin mai à la School of Chemistry and Molecular Bioscience qui dispense ce cours pour lui expliquer la situation. Aucune réponse. J’ai donc envoyé un second mail à l’administration de UQ trois jours plus tard. Aucune réponse. Le 7 juin j’ai envoyé un troisième mail, cette fois à ma correspondante de Sciences Po pour essayer d’avoir une aide supplémentaire. Mon message a apparemment été transféré à UQ. Il y a deux jours, j’ai renvoyé un mail, ne percevant toujours aucun signe de vie. J’attends toujours désespérément de pouvoir m’inscrire dans ce cours de sciences ou à défaut d'avoir une réponse afin de savoir quoi faire.

 

 

Comme quoi, il faut s’accrocher pour partir à l’autre bout du monde !

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